Oluşturulan dijital arşiv birimi geçmişten günümüze kadar müdürlüklere ait belge ve dosyaları tarayarak dijital arşive aktarıyor. Taranan belge ve dosyalar daha sonra index ekranında aktarılarak istenilen bilgilerin kaydı gerçekleştiriliyor. Veri girişleri gerçekleştirilen dosya ve belgelere daha sonra müdürlüklerin bilgisayar ortamında ulaşımları sağlanıyor. Dijital Arşiv sistemi sayesinde işleyiş daha güvenli ve hızlı bir şekilde yürütülüyor. Vatandaşın ihtiyaç duyduğu dosya ve belgelerin temini anlık gerçekleştirilebiliyor. Dosya ve belgelerin dijital ortamda arşivlemenin yanı sıra belgelerin asılları fiziksel ortamda arşivleniyor.
BULUTLAR, KURUM OLMAK İSTİYORSAK ARŞİV ŞART
Palandöken Belediyesini yaklaşık iki yıldır üzerin de çalıştığı dijital Arşiv sitemi ile ilgili Meclis üyelerine ve belediye personeline bilgi veren Palandöken Belediye Başkanı Orhan Bulutlar, E-Belediye’nin önemli ayaklarından birini de arşivcilik sistemi oluşturmak olduğunu hatırlattı. Başkan Bulutlar ,” Arşivleme kapsamında şu anda belediyemizin birimlerine ait 1,5 milyon evrak TSE standardına göre taranmış ve dijital ortama aktarılmıştır.Bu dijital arşiv çalışmasıyla çeşitli kriterlere göre kodlanıp akıllandırılan evrakların kaybolması, tahrip olması, yangın ve çeşitli doğal afetler gibi durumları için önlem alınıştır. Birçok belediyenin gıpta ile baktığı Fiziksel Arşiv Düzenlemesi ve Dijital Arşiv projesi ile birlikte vatandaşa verilecek hizmetle ilgili arşivden ihtiyaç duyulan dosya ve evrakların dijital kopyaları birimlerimiz den anlık görüle bilecek. Bu arşiv düzenlememiz tamamen Arşiv yönetmeliğine uygun bir şekil de yapılmıştır. Erzurum’da ve bölgemizde böylesine düzenli ve bu teknolojide ikinci bir kurumun arşivi yoktur. Şayet Kurum olmak istiyorsak geçmişimizide bilmemiz lazım. Bu nedenle arşiv çok önemli” diye konuştu.